Tips voor gebruik

Je kunt zelf een Proceskaart maken, mits je goede kennis hebt van de processen in je bedrijf. Zorg er anders voor dat je mensen met kennis over het proces betrekt.

Kijk voor inspiratie naar de Proceskaart van Pizzeria Toscana om te zien hoe een proces wordt weergegeven met de Proceskaart.

Gebruik van de tool

Bedenk eerst hoe gedetailleerd je je bedrijfsprocessen wilt omschrijven. Bijvoorbeeld, de activiteit 'schrijf bestelling op' kun je nog verder opsplitsen in 'het zoeken van een pen' en 'het halen van het papier om op te schrijven'. Zoveel details maakt je procesbeschrijving erg lang en is in veel gevallen niet nodig. Voer de volgende stappen uit om jouw proces in kaart te brengen.

Stap 1: bepaal de start en het einde van je proces

Een proces is een aantal activiteiten achter elkaar met een duidelijk begin en einde. het begin is een evenement dat het proces veroorzaakt, ook bekend als input. Het einde van een proces is het resultaat van alle activiteiten in het proces, ook wel output genoemd. Om een Proceskaart te maken begin met het kiezen van het proces dat je wilt gaan analyseren. Bepaal het begin en het einde van dat proces.  Een proces heeft een begin en een einde. De start is een trigger die het proces in gang zet: de input. Ook heeft ieder proces een resultaat.

Stap 2: bepaal de activiteiten in je proces

Om van het begin naar het einde van je proces te komen moet je actie ondernemen. Activiteiten worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat aan het einde van het proces het gewenste resultaat ontstaan is. Een product creëert zichzelf niet, activiteiten zijn hiervoor nodig. Maak een lijst van alle activiteiten in je proces. De activiteiten zijn alle taken uitgevoerd door jou, je werknemers en je machines. Geef hierbij niet te veel details, maar wel voldoende informatie.

Stap 3: schets je proces

Pak een pen, een stuk papier en wat post-its en schrijf elke activiteit op een post-it. Plaats vervolgens alle activiteiten in de juiste volgorde op een groot stuk papier of een whiteboard.

Hierbij kun je gebruik maken van de volgende drie bouwstenen, die helpen om het proces en de procesgang helder in beeld te brengen.

• Gebruik een cirkel om het begin en het einde van een proces aan te geven
• Gebruik een rechthoek voor activiteiten (dit kan ook met Post-its)
• Gebruik pijlen om stromen tussen activiteiten te tekenen. De stromen laten zien welke activiteiten op elkaar volgen

Houd bij het intekenen ook rekening met punten in het proces waar verschillende processtromen mogelijk zijn. Een klant kan bijvoorbeeld bij het bestellen van een pizza kiezen voor thuisbezorging of zelf ophalen. Dit heeft verschillende vervolgprocessen tot gevolg.