Tips voor gebruik

Je kunt de Verspillingscheck zelf gebruiken, maar het wordt het beste ingezet door een groep met mensen.

Gebruik de Verspillingscheck om te brainstormen over hoe je processen efficiënter ingericht kunnen worden. Kijk eens naar het voorbeeld van Pizzeria Toscane voor inspiratie en om te leren van de praktische toepassing van de Verspillingscheck.

Gebruik van de tool

Verspilling kan beschreven worden als iets wat geen waarde toevoegt. Met de Verspillingscheck kun je de oorzaken van verspilling in je proces identificeren en uiteindelijk elimineren. Door verspilling te voorkomen kun je je richten op dat wat belangrijk is voor de klant. De volgende vijf stappen beschrijven hoe je de Verspillingscheck uitvoert.

Stap 1: selecteer het proces dat je efficiënter wilt maken

Als eerste, kies een proces waarin je verwacht dat er veel verspilling aanwezig is. Een proces is een set van activiteiten die elkaar op volgen om een bepaald resultaat te behalen. Een proces heeft een duidelijk begin en einde. Voorbeelden van processen zijn inhuren van personeel, bestellen van pizza, of de financiële afhandeling.

Stap 2: beschrijf het gekozen proces

Beschrijf elke activiteit in het proces die wordt uitgevoerd door jou, een medewerker, of een machine. Schrijf elke activiteit op een post-it en plaats de activiteiten in chronologische volgorde. Bij de inhuur van personeel komt het schrijven van een vacaturetekst voor het houden van sollicitatiegesprekken. Verbind de activiteiten met pijlen zodat je weet welke activiteiten elkaar opvolgen. Voor meer uitleg over het beschrijven en in kaart brengen van je proces kijk naar de Proceskaart.

Stap 3: vind de verspilling in je proces

We kennen negen soorten verspilling:

• Defecten: fouten die extra tijd, middelen, of geld kosten om te corrigeren;
• Overproductie: er wordt meer geproduceerd dan dat nodig is;
• Wachten: tijdverspilling waarbij het werk stilstaat tussen activiteiten;
• Geen- of miscommunicatie: misverstanden ontstaan door missende of inaccurate informatie;
• Transport: onnodig verplaatsen van producten en materialen;
• Voorraad: overtollige producten en materialen die niet verwerkt worden;
• Beweging: onnodige verplaatsing van mensen of machines;
• Overbewerking: meer werk of hogere kwaliteit dan nodig is;
• Vaardigheden: niet- of onderbenutting van talent, vaardigheden en kennis

Bekijk alle activiteiten in je proces en kijk of er sprake is van een van de negen verspillingen. Hoeveel tijd zit er tussen het ontvangen van een sollicitatie en een sollicitatiegesprek? Is er sprake van wachten? Schrijf de activiteiten met verspilling op in het canvas in de kolom ‘waar in het proces’.

Stap 4: bekijk de oorzaken van de verspilling

Om verspilling tegen te gaan is het belangrijk om te weten waar verspilling vandaan komt. Zodra je verspilling hebt gevonden in de activiteiten van je proces moet je bedenken wat de oorzaken kunnen zijn voor de verspilling. De wachttijd tussen het ontvangen van een sollicitatie en een sollicitatiegesprek is er niet zonder reden. Schrijf de oorzaken van de verspilling op.

Stap 5: bedenk oplossingen

Als laatste, kijk naar manieren om de verspilling in je proces te voorkomen of verbeteren. Bekijk elke verspilling en de oorzaak van die verspilling en bedenk wat je kunt doen of veranderen om dit te voorkomen.